숫자로 보는 CEO의 시간 관리 테크닉

숫자로 보는 CEO의 시간 관리 테크닉 

 

시간이 없다구요? 이렇게 해보세요

 

하 루 24시간은 누구에게나 공평하게 주어진다. 시간이 부족하다는 말은 오히려 시간 관리를 못하고 있다는 말과 같다. 하루에도 수십 가지 일을 처리해야 하는 CEO, 시간을 효과적으로 쓰는 노하우가 성공하는 CEO를 만들 수 있다.

 

한 번에 1가지 일만 하라

일 단 어떤 일을 맡으면 일이 끝날 때까지 그 일에만 집중하라. 한 번에 한 가지씩 일을 처리하면 머리가 혼란스러울 일도 없고 효율도 오른다. 시간 관리에 미숙한 사람은 급한 일에 먼저 눈이 간다. 당장은 어느 정도 결과가 나타날지 모르겠지만, 멀리 내다볼 때 좋은 결과를 낸다는 보장이 없다. 나중에 시간 여유가 생길 때 해결하겠다고 뒤로 미루어 두었다가는 오히려 시간에 쫓겨 허둥지둥 대느라 올바른 판단을 내리기 힘들다.

 

업무 시작 후 2시간을 잡아라

능률이 최대로 오르는 시간을 알면 그 시간에 집중해서 일하라. 사람들 대부분이 업무를 시작한 후 2시간 동안 능률이 최고조에 오른다. 보통 오전 8~10시 사이가 가장 능률이 오르는 시간이라고 한다.

 

3분의 1은 자유스러운 시간을 가져라

잭 웰치는 ‘리더가 되려면 적어도 하루 중 3분의 1은 어떤 사람의 방해도 받지 않는 자유스러운 시간(Unstructured Time)을 가져야 한다’고 말했다. 하루 종일 스케줄이 꽉 차 있고 일에만 매달려 있으면 창의적인 CEO가 될 수 없다. 항상 재충전된 맑은 정신을 가질 수 있도록 머릿속을 정리하는 시간을 가져라. 

 

세상의 일은 4가지가 있다

시 간을 효율적으로 쓰려면 일의 중요도에 따라 정리해야 한다. 세상에는 급하지도 않고 중요하지도 않은 일, 급하지만 중요하지 않은 일, 급하지 않지만 중요한 일, 급하고도 중요한 일, 네 가지 일이 있다. 각기 처리 방법과 순서가 다르고 들여야 할 시간도 다르다.

 

일의 시작과 끝, 자투리 시간 5분을 활용하라

일 이 끝나면 반드시 몇 분 동안 정리하는 습관을 들여라. 하던 일이 끝났을 때 뒷정리를 개운하게 해두면 일의 진척 정도를 눈으로 확인할 수 있어서 기분도 좋아진다. 그리고 일을 정리해 두지 않으면 다음날 즉각적으로 일에 착수할 수 없게 된다. 일이 끝날 때와 시작할 때 잠깐의 시간을 들여 정리를 하면 다음 일에 훨씬 빨리 몰두할 수 있다.

 

60분을 일하고 10분 쉬자

시 간을 꽉꽉 채워 일한다고 효율이 오를 리 없다. 짧은 시간이라도 휴식을 취하면 몸도 기분도 전환되어 효과가 오른다. 또 머리와 체력도 리듬을 탄다. 60분 일에 몰두했다면 10분 동안이라도 휴식을 취하는 것이 좋다. 짧은 휴식은 신체 리듬에 상향 곡선을 그리게 해 준다.

 

일주일, 7일 단위로 스케줄을 파악하자

일 주일 단위로 스케줄을 파악하면 계획을 잡기도 유리하다. 시간 관리 전문기업을 운영하는 줄리 모건스턴은 ‘일주일은 168시간밖에 없다는 사실을 기억하고, 용기가 차면 더는 물건을 담을 수 없듯, 168시간 안에 할 수 있는 일에는 한계가 있다는 사실을 인식하라’고 말한다. 식사, 수면 등 생존에 필요한 시간을 빼면 일주일의 가용시간은 100여 시간이 남는다. 그 가용시간을 어떻게 사용하고 있는지를 살펴보면 자신의 시간 활용 비중을 알 수 있다.

 

8 : 2, 파레토의 법칙

시 간의 활용에서 가장 대표적인 원리가 이 파레토의 법칙이다. 예를 들면 ‘내가 받는 우편물의 20%가 80%의 만족감을 준다. 나머지 80%의 우편물은 쓸모없는 것이다’와 같이 제대로 활용할 수 있는 시간은 단 20%뿐이다. 실제로 성과를 얻을 수 있는 20%를 활용하고 나머지 80%를 과감히 버린다면 시간이 넉넉해지고 성과도 오를 것이다.

 

10 대신 9, 미팅은 시간을 채우지 말고 조금씩 당겨 마쳐라

보 통 상담이라고 하면 한 시간으로 정하기 마련이다. 이렇게 되면 스케줄을 효율적으로 관리하기 힘들다. 무조건 30분, 한 시간 단위로 채우지 말고 이동시간이나 준비 시간을 고려해 10분, 15분씩 일찍 마치는 것이 좋다. 그래야 다음 일정을 순조롭게 진행할 수 있고 효율적으로 시간을 관리할 수 있다.

 

약속 시간 전 10분의 여유를 가져라

보 통 약속 시간 10분 전에 도착하는 것이 예의라고 생각한다. 하지만 이 10분을 사전준비를 하는 시간으로 바꿔라. 미팅에서 필요한 자료를 미리 검토해 보거나 한 번 더 생각해 보는 시간으로 활용한다면 미팅에 대한 자신감과 더불어 시간을 절약하는 효과를 볼 수 있다.

 

11, 일(1)과 일(1)이 겹친 스케줄은 이렇게 관리하라

하 루에도 수많은 미팅과 회의를 소화해야 하는 바쁜 CEO, 어쩔 수 없이 상담이나 회의 약속이 겹칠 때도 많을 것이다. 이럴 때는 미팅의 핵심 포인트를 미리 파악해 시간대별로 나누어 보는 것이 좋다. 상담에서 가장 중요한, 자신이 꼭 필요한 부분을 파악하고 부하 직원에게 나머지 부분을 맡기고 다른 일을 진행한다든지 하면 무리 없이 여러 스케줄을 소화해 낼 수 있다.

 

하루의 절반, 12

12 는 낮과 밤이 갈리는 시간이다. 낮의 12시간을 어떻게 보내느냐에 따라 인생의 성패가 갈린다. 시간 관리의 중요성을 역설해 온 스티븐 코비는 성공하는 사람은 60~80%의 시간과 에너지를 ‘당장 급하진 않지만 장기적으로 중요한 일’에 쓴다고 말한다. 하지만 보통 사람들은 같은 시간을 ‘당장 급하지 않지만 장기적으로 중요하지 않은 일’에 쓴다는 것. 똑같은 12시간을 어떻게 보내느냐는 게 성공하는 사람의 가장 큰 차별점이다.